管理業務の専業化と分業化を考える

賃貸管理はオーナーに代わって、建物管理や入居者管理をおこなう仕事です。さらにプロパティマネジメントとして捉えた、より高度な仕事を目差すこともあります。

そのためには会社としての能力や人材が備わっていることも必要です。限られた経営資源を有効に活かして質の高い業務をおこなうには、一つ一つの業務の専門性を高め、外部の力を活用する方法も考えなければなりません。

ここでは賃貸管理業務の効率化を図り、オーナーからの信頼を高める方法について紹介します。

差別化を図る専門分野の強化

賃貸管理は専門分野の強化、そしてアピールできる得意分野を持つことが大切です。

賃貸管理の具体的な業務内容は多岐にわたります。

・入居者募集
・物件案内
・賃貸借契約・更新業務
・入居立会い
・クレーム対応
・賃料集金・送金
・滞納督促
・共用部清掃
・退去清算
・退去立会
・原状回復
・空室管理
・リフォーム・リノベーション
・広告宣伝
・収支報告
・決算データ作成
・税務・法務相談
・退去明け渡し訴訟支援

不動産仲介・経理事務・契約事務・工事計画管理・建物管理・・・仕事のジャンルをあげてもご覧のように、種々雑多な業種があつまったように見えるのが賃貸管理です。

それだけに専門分野は奥が深くまた幅が広いもの、管理会社はそのなかで “得意分野” を持つことが重要です。

賃貸管理の創業にあたって、清掃などのビル管理専門だった会社が、入居者管理を含めた賃貸管理をおこなうようになったケースもあります。また不動産仲介が主体だった会社が、賃貸管理もおこなうようになったなどの例もあります。

得意分野のある会社は更にその分野を掘り下げ、他社には真似のできない質の高い業務をこなせるようになります。また不得意な分野を克服して、短期間で総合力を高めることも可能です。

たとえば次のような得意分野を持つことは、大きな経営上の武器になるでしょう。

・客付けでは他社に負けることがない
・滞納督促方法の効率化を図り滞納期間の短縮を達成
・成約率をあげるリフォームノウハウ

専門分野の強化を図る効率化

専門分野の強化を図るには、ルーティン業務となっている部門の効率化が大切です。

ルーティンワークが効率化されると、生まれた時間とマンパワーを、専門化したい得意分野の開発に振り向けることができます。

そして効率化を図るにはIT活用が鉄則。現在は賃貸管理においても活用できるITソリューションが多くなっており、その一例をみていきましょう。

賃貸管理ソフト活用が鉄則

賃貸管理にはデータ管理や各種帳票や報告書など、管理すべき書類がたくさんあります。
以前はExcelを活用して開発されたソフトや、買取り型のソフトもありました。

現在はクラウド型ソフトが主流です。費用は月額数千円から数万円と幅がありますが、管理戸数や事業規模によって選択でき、サポートもしっかりしているので、以前のソフトに比べると「使いこなせない! 」といった悩みは心配なさそうです。

賃貸管理のデスクワークでもっとも時間を要す作業が、毎月の家賃管理と出金管理事務です。小さな事業所では社長自ら事務作業をする場合もあり、月末から月初めにかけてはパソコンの前から離れることができない状態がつづきます。

スタッフが少ない会社ほど賃貸ソフトを導入し、事務作業の効率化を図る必要があるといえるでしょう。たとえば毎月数千円で最新のクラウドソフトを利用できることは、優秀な事務スタッフを採用した以上のメリットがあるものです。

契約手続きのオンライン化

重要事項説明のオンライン化はすでに実証実験がおこなわれ、本格的運用が2020年10月にはスタートする予定です。また賃貸借契約のオンライン化も実証実験が進行中で、感染拡大が止まらない新型コロナウィルス感染の影響もあり、実施が本格的になることが充分予想されます。

契約業務のオンライン化は、管理会社のメリットも当然ですが賃借人のメリットも大きいものです。

来店の必要がなく説明を受けた内容が記録できるので、短い時間の対面方式で説明を受けるよりも、むしろ確実な理解を得ることができるといえるでしょう。

管理会社としてもスケジュール調整が楽になり、業務効率は高くなります。躊躇せず契約のオンライン化を可能にする環境整備を急ぐべきです。

滞納管理の効率化

賃貸管理でもっともストレスが大きく、やっかいな仕事が「滞納管理」です。

家賃管理から滞納者を抽出し、督促状の送付や督促電話が一般的ですが、効率化の方法として次の方法があります。

1. 督促メールをSMSで一括送信
2. 1週間後には「e内容証明」で内容証明郵便を自動送付

滞納する人の中には支払い忘れなどの人もいます。ショートメールが届くことによって、お知らせメールの役割として使うことができるのです。

故意や事情があって払えないなどの人には、SMSにより一度目の督促をおこなえます。つづいて内容証明郵便を送付し、より強い姿勢で督促を実行します。

「e内容証明」は郵便局がおこなっている、インターネットを通じた内容証明郵便送付サービス。

・郵便局に行く必要がない
・受取人ごとに内容の異なる文書を100通まとめて発送できる
・文書の確認は100通まで一括ダウンロードで可能
・窓口で出すより料金が安い

このような特長があり便利なツールです。発送業務の効率化により内容証明郵便の有効性はますます高くなることでしょう。

ルーティンワークの分業化により仕事の質を高める

賃貸管理は種々雑多な業務であると冒頭で述べましたが、それだからこそ “分業” という考え方で業務を区分して考え、セクションごとに責任を持たせることも業務の質を高めることにつながります。

・社内で分業化を図る
・外注活用で分業化を図る

分業には2種類の考え方がありますが、社内で分業化を図りさらにそれぞれの分野で、アウトソーシングを活用することが効率化を図る方法です。

「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律」では、一括再委託を禁止する業務と、一括再委託が可能な業務があります。再委託可能な業務は積極的にアウトソーシングを図りたいものです。清掃やリフォーム工事はもちろん一括再委託の可能な業務です。

これらの業務を委託する場合、業務の質を常に一定以上に保ちたいもの。「元請・下請」的な発想ではなく「分業化」と捉え、ビジネスパートナーとして共に成長していこうとする意識が大切でしょう。

一方、社内での分業化により各セクションは責任を持つようになります。
さらに各セクションはアウトソーシングによる業務効率化により、ルーティンワークの拘束から解放されるのです。

ルーティンワークからの解放は、オーナーが望むプロパティマネジメントとしての業務を可能にし、ひとつ上の管理会社として成長できる鍵になることでしょう。

まとめ

賃貸管理の業務を効率化することは、自社の強みとなる “得意分野” を成長させるのが目的です。

オーナーが管理会社に求める能力は、今後ますます高度なものになっていきます。その要求に応えるためには、自社の能力を常に高めることが重要なこと。

業務の効率化はそのための手段であって、目的ではありません。ITを中心とした経営環境は大きく変化していきます。変化についていくためにも、ルーティンワークの拘束から解放される必要があるのです。

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