大家から信頼される賃貸管理会社なるための条件【報・連・相は大事】

賃貸管理会社の業務は、入居者募集から始まり家賃集金や清掃など多岐にわたります。

賃貸管理会社が十分機能していないと、滞納者が増えたり空室が目立つようになったりします。

そのため不動産経営がうまくいくか否かは、賃貸管理会社が十分に役割を果たしているかどうかで決まるといっても過言ではありません。

また日常的な業務だけでなく、投資戦略にかかわるような大きな問題についても、賃貸管理会社は良きアドバイザーにならなければなりません。

この記事では大家から信頼される賃貸管理会社の条件について解説します。

まずは管理会社の役割をしっかりと理解する

大家は賃貸管理会社に対して、どのような役割を期待しているのでしょうか？

端的に言えば「入居者が満足して住めるよう物件を管理すること」に尽きます。

住みやすい住環境を提供することで、入居者は気持ちよく長く住み続けてくれます。

家賃の滞納やクレームも少なく、大家の信頼されるパートナーとして安心して物件の管理を任されることになるでしょう。

それでは具体的に賃貸管理会社の役割とはどのようなものがあるのでしょうか。

賃貸管理会社の業務には入居者の管理と建物の管理がありますが、それぞれの仕事における管理会社の役割を考えていきましょう。

入居者の管理での役割

賃貸管理会社は、入居者の募集から退去に至るまでのさまざまな業務を大家に代わって行います。

その際大家が賃貸管理会社に期待する役割について、具体的な例を挙げて説明します。

入居審査での管理会社の役割

空室が発生したら、新たに入居者を募集しなければなりません。

その際原状回復工事を早く行い入居者を決めないと、機会的ロスが発生してしまいます。

入居者を決めるときには審査を行いますが、滞納を起こさないような人、入居者とトラブルを起こさないような人を選ばなければなりません。

入居の可否は最終的には大家が判断することですが、入居希望者の属性や人間性を説明し、入居させるか否かアドバイスをするのも重要な役割と言えるでしょう。

家賃を滞納した場合の管理会社の役割

厳格に審査し入居させても、環境の変化により家賃支払が不能になることもあります。

また忙しい人は、支払いを忘れてしまうこともあるでしょう。

入居者が滞納をした際には、直ちに督促を行わなければなりません。

1ヵ月の家賃であれば支払えても、何ヵ月も滞納をしてしまうと支払い不能になる人もいます。

滞納が発生した場合には、大家には状況を逐次報告する必要があります。

そのまま放置し訴訟に発展するような場合には、大家に時間と出費を強いることになってしまいます。

滞納金額が大きくなり大家が初めて気が付くようなことがあれば、管理会社への不信感も増幅することでしょう。

トラブルがあった場合の管理会社の役割

賃貸物件には、いろいろな人が住んでいるので、生活の仕方もそれぞれ異なります。

そのため隣室からの騒音や階上からの漏水・ゴミの出し方・共有部分の清掃など、入居者から管理会社には種々雑多なクレームやトラブルが起こります。

トラブルがあった場合には直ちに駆け付け、双方の言い分を聞きうまく解決するのも賃貸管理会社の役割です。

クレーム処理は嫌なものですが、些細なことと放っておくと大きなトラブルに発展し、退去につながることもあります。

トラブルの内容については逐次大家に報告し、賃貸管理会社が解決できない場合には大家の判断を仰がなければなりませんが、うまく処理できれば、入居者は賃貸管理会社を信頼し、今後の物件管理にプラスに作用するでしょう。

また大家も、管理会社の業務を高く評価し、さらに良好な関係を築くことができるでしょう。

建物管理での役割

物件の老朽化や瑕疵があれば、空室の発生や退去に繋がってしまいます。

建物や設備の管理についても、管理会社は役割をしっかり担わなければなりません。

入居者が快適に住んでもらうために、物件や周辺をきれいに清掃するのも賃貸管理会社の大切な役割です。

清掃をきちんと行うことは、美観を保ち資産価値の下落を抑えるだけでなく、入居者の質を高めることにも繋がります。

作成したマニュアルに基づいて清掃し、清掃報告書を大家に報告する必要があります。

建物や設備の管理において重大な問題が物件で起こった際には、直ちに駆け付け状況を見極め、大家に報告しなければなりません。

また定期的な点検業務の中には、法で定められた点検業務もあり、怠ると事故の発生や大家が罰せられることもあります。

設備の点検の時期や耐用年数・修理履歴などを一覧表にして作成することは管理会社の役割であり、早めに良き提案をすれば大家の信頼を得ることができるでしょう。

大家が賃貸管理会社に望む報・連・相

賃貸管理会社は信頼できる良きパートナーでなければなりません。

ちょっとした問題でも逐次報告・連絡・相談を行うようにしましょう。

報告がなくさまざまな問題が起こると大家は管理会社を信頼できないものと考え、他の会社に管理を委託してしまうということもあり得ます。

大家が究極的に望むことは、計画した家賃がきちんと入ること。

家賃が計画通りに入らなければ、キャッシュフローが悪化して金融機関への返済が困難になることもあり得ます。

滞納や空室が発生したような場合には、管理会社は直ちに大家に報告をして対処しなければなりません。

また家賃だけでなく、入居者の個人的な問題についても大家に報告しておかねばならないこともあります。

勤めている会社が倒産し生活に苦慮しているといったことは、家賃支払いに関係してくる可能性があります。

また親が亡くなったとか・ご主人が単身赴任になったとか・子供が生まれたとか言ったことは直接管理には関係ないことかもしれません。

しかし些細なことでも大家の耳に入れておけば、大家と入居者の結びつきを強めることだけでなく、場合によっては賃貸管理にかかわってくることもあり得ます。

入居者の個人的な問題も些細なことと決めつけないで、逐次報告することで、大家が賃貸経営をする上での大きな手助けになるといえるでしょう。

賃貸管理会社は大家の悩みを理解するのが仕事

不動産経営をしていると、大家はさまざまな問題に直面します。

大家の悩みを理解し、良きアドバイザーになるのも賃貸管理会社の大きな役割です。

大家の中には、すべて自己判断し解決できる不動産投資家もいますが、年金代わりに賃貸物件の経営をしている人やサラリーマン大家もいます。

このような人は投資のプロとは言えないので、わからないことや不安な点・問題点を多く抱えています。

例えば

• 「空室が多くなり銀行に返済するのが大変だ」
• 「近隣の人とトラブルを起こす人がいて困った」
• 「地震が多発しているが不安だ」
• 「確定申告の仕方が分からない」

等のことがあるでしょう。

賃貸管理会社は、このように大家が直面するさまざまな問題の相談に乗り良きアドバイザーにならなければなりません。

適切なアドバイスをするためには、自己啓発や勉強会に出席するなどして自身の能力を高める必要があります。

それでは特に多くの大家が抱えている「投資戦略」と「後継者」についての問題について説明しましょう。

投資戦略

賃貸管理会社は周辺の環境や経済状況・大家の経営方針を理解し、投資戦略はどうあるべきか、大家の良き相談相手にならなければなりません。

不動産経営が順調な場合は良いですが、物件が古くなるとどうしても空室が目立つようになります。

さほど古くない物件であれば、インターネットの無料化や、浴室追い焚き機能を付けたり、玄関をオートロックにするなど人気のある設備を導入することにより空室を埋めていくことも可能でしょう。

しかしそれでも空室が埋まらないのであれば、大家は賃貸物件を建て替えるべきか、リノベーションするべきか、売却するべきか判断しなければなりません。

管理会社はどのような選択肢がベストなのか相談に乗りアドバイスをする必要があります。

また不動産物件を積極的に増やしていきたいと考えている大家もいます。

複数物件を持てば、投資効率も高まり収入を増大するだけでなくリスクを分散できます。

賃貸管理会社は複数物件所有のメリット・デメリットを理解し、投資戦略を大家にアドバイスするのも大きな役割の一つになるでしょう。

後継者

不動産投資をしている人の中には後継者の問題で悩んでいる人もおり、相談に乗ることも賃貸管理会社の大きな役割になります。

会社をリタイアしている高齢の大家の中には、亡くなった場合の不動産物件をどうしたらよいか迷っている人もいるでしょう。

後を継いでくれる人がいればよいですが、いないとなると処分方法を判断しなければならない時がやってきます。

後を継いでくれる人がいたとしても、後々まで不動産投資が成り立っていくという保証はありません。

後継者がうまく運営管理してくれればよいですが、経営上のトラブルが発生したような場合には、入居者にも迷惑が掛かってしまいます。

また相続人が何人もいる場合には、相続で揉め事の起こる可能性もあります。

賃貸物件は高額で分割しづらく、相続税の支払いも難しくなるデメリットもあります。

後継者が決まったとしても、すぐに賃貸物件の管理ができるわけではありません。

そこで管理会社としては賃貸管理についてのノウハウやルール・仕組みを教えなければなりません。

したがって大家を良き経営者に育てることも、賃貸管理会社の重要な役割になります。

まとめ

賃貸管理会社は、大家に代わって入居者管理及び物件の管理を行うのが仕事です。

大家の不動産経営がうまくいくように、日常的な業務において報告・連絡・相談をスピーディーに的確に行わなければなりません。報・連・相をきちんと行うことで、大家からは良きパートナーとして信頼されることになります。

また不動産経営にかかわる投資戦略や後継者の問題についても、良きアドバイスをすることで賃貸管理会社としての役割を果たすことができるでしょう。