賃貸物件の定期的な点検や共用部の清掃は管理会社の大事な役割ですが、せっかく実施している業務の結果をオーナーに報告していないケースも実はあります。
「やっているのが当たり前」といった認識のためか、オーナーも報告を求めることが少ないといった事情もありそうです。
業務プロセスを透明化し関係部署や依頼元との情報共有を図るのは、現代では常識とも言えるビジネスルールです。
ここでは定期的な点検や清掃などの業務報告をおこなう「定期巡回報告」について解説します。
定期巡回報告とは？
賃貸物件の定期巡回には大きな目的があります。
2. 入居者に対する快適な居住環境の提供
建物の維持管理を適切におこない資産価値を保全するためには、定期的な点検により劣化・損傷などを発見し適切な修繕やメンテナンスが求められます。
外壁の剥がれや看板などの落下は居住者や通行人へ被害を与える原因ともなり、時には人命に係わる大きな事故を引き起こしています。
2021年4月には、屋外階段の踏板が崩落し居住者が亡くなる事故がありましたが、建物に存在する危険性を事前にキャッチし対応を図ることは、賃貸物件オーナーや管理会社の責務とも言えます。
経年劣化や上記のような「人為的な欠陥」ばかりでなく、建物には自然から受けるさまざまな影響があります。
台風・黄砂・大雨・洪水・土砂崩れ・鳥・虫・動物といった、快適であるはずの住環境が自然的な力により損傷や機能しなくなるといったことは少なくありません。
・入居者が飼っていたニシキヘビがアパートの天井裏に潜りこんだ
など日常的に点検し害虫・害獣の侵入を防ぐことも必要なことです。
定期巡回報告の効果
定期巡回報告は上記のような目的をもって点検した結果を賃貸物件オーナーに報告し、物件の現状を正確に把握してもらうと同時に、管理会社の役割を再認識しビジネスパートナーとしての意識を醸成することです。
オーナーの関心事は主に家賃の集金状況です。
最近は家賃債務保証会社の委託保証を利用するケースが多く、家賃管理における管理会社の役割は薄れていると言ってよいでしょう。
家賃管理の役割が薄くなると管理会社に求められる大きな役割は「空室対策」です。
空室対策といえば「リフォームの提案」や「賃貸条件の見直し」などを真っ先にあげるケースがありますが、共用部の清掃状態や共用設備の維持管理などはきわめて重要なことです。
業務としては目立つことのないものですが、不具合や不備があると入居者からのクレームや、事件事故の原因にもなりかねません。
定期巡回は管理会社の役割としてその重要性を認識し、オーナーとの信頼関係を高める副次的な効果も生みだすと位置づけたいものです。
定期巡回報告は何を報告するの？
定期巡回報告はどのような点検や維持管理をどの程度の頻度でおこない、どのような報告をするのかについて掘り下げてみます。
定期的に巡回し点検・維持する対象は主に「共用部」になります。
・共用階段
・エントランス
・集合ポスト
・各戸のインターホン室外機
・ゴミステーション
・駐輪場・駐車場
・建物外周部
・敷地内
・共用部照明器具
・建物構造部位
・付帯設備
・廃棄物
・外構や植栽など
具体的な業務内容としては「清掃」と「作動点検」そして「目視点検」です。
共用部の清掃は最低でも月に1回が望ましく、状況によっては月に数回の作業が必要になる場合もあるでしょう。
作動点検は主に「共用照明」です。LED照明器具は耐用年数が長いとはいえ、点灯しなくなるときは突然です。
点灯不良を発見するには望ましい頻度はなく、定期巡回していたら「たまたま玉切れを発見」といったことが多くなると思われます。
建物や付帯設備などの定期巡回サイクルに合わせて点灯確認をおこない、入居者からの通報制度を利用する方法も考えられるでしょう。
・作動点検
・目視点検
これらの巡回業務を一覧リストに記載し、オーナーに提出するようルーティン化することが大切です。
定期巡回報告書作成のポイント
定期巡回報告書の作成にあたっては、次のようなポイントを重視することがよいでしょう。
・作業を伴う業務は「作業前」と「作業後」が判別できるようにする
・部位ごとに報告事項をまとめる
・結果報告だけではなく修繕の必要性など提案事項も記載する
・オーナーが報告書を時系列にまとめて保管できるよう様式を統一
以上は報告書全体についてのポイントですが、さらに以下のポイントについても工夫することが大切です。
写真画像の解像度と画素数はアウトプット形式を考慮して設定する
報告書をオーナーに提出するさい、デジタルデータとして提出するのか、プリントアウトした「報告書」やPDF変換して提出するのかにより、理想的な画像データの解像度と画素数は異なります。
オーナーが求める報告書の画像品質に合わせて設定することをおすすめします。
写真画像の解像度と画素数について詳しくは「写真、画像の解像度変更・サイズ変更の方法」や「スマホカメラの写真サイズを変更してデータ容量不足を解消！」などを参考にしてください。
定期巡回報告書のテンプレートをご希望の方は、下記URLよりダウンロードできます。
【無料配布】定期巡回報告書のテンプレート
すぐにお使いいただけますので、是非お役立てください。
まとめ
管理戸数の多い管理会社では定期巡回業務をアウトソーシングすることが多くなっています。
また管理戸数が少ない会社においても、清掃業務についてはアウトソーシングすることが多く、維持管理業務そのものの管理は非常に重要なものです。
アウトソーシングにダブルチェックを合わせることにより、巡回業務の信頼性を高めることも入居者およびオーナーとの信頼関係向上に効果のあることでしょう。
そのためにも定期巡回報告書の標準化や規格化は欠かせません。
社内でのルールを統一し望ましい業務スタイルを構築してください。
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