不動産営業マンが覚えたいメールマナー基本

不動産営業は “接客業” と通じるものがあります。お客様とのコミュニケーション能力がなければいけません。

コミュニケーション能力のなかでも大事なことは “お客様の話をよく聞き理解できる” こと。

そしてなにを望んでいるのか把握できることですね。

新人営業マンが入社してはじめに身につけなければならないことが、コミュニケーションのツールとして代表的な「メール」のマナーです。

小学生のころからメールを駆使して、友達とコミュニケーションを図っているのが現代ですが、友達同士とは異なるルールがビジネスシーンにはあります。

ここではビジネスマンとして最低限知っておきたい「メール」による、お客様対応の方法について解説します。

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不動産営業マンが覚えたいメールマナー基本

E-メールによる問い合わせも多くなっています。問い合わせをするかたにとって、都合のよい時間に問い合わせできることが最大の利点です。電話では営業時間帯しか問い合わせできませんが、メールなら深夜でも早朝でもかまわないわけです。

メールによる問い合わせに対しては、次のことに注意をするようにしましょう。

  • 問い合わせメールの着信日時から24時間以内に返信メールすることがベスト
  • 休業日をはさみ24時間以内に返信できない場合は、その旨を伝え謝罪の言葉を先に記載する
  • 相手の様子がまったくわからないので言葉づかいに注意する
  • 簡潔な文章にし長文は避ける
  • 1メール1テーマが望ましいが、テーマが複数ある場合は「見出し」をつけて段落を区分する
  • メールタイトルは「問い合わせに対する返信」であることをひと目でわかるようにする

メールは電話や郵送による文書と違い、便利な機能を活用することができます。次にそのような活用法をご紹介しましょう。

メールの活用法

メールはハイパーリンクをつかえるのが特徴。

長い説明が必要な場合は説明を記載したウェブページを用意しておき、ページのリンクをメールに記載しておくだけで、お客様は必要に応じて詳細な説明をみることができます。

例えば次のようなページが考えられます。

  1. オープンハウスの告知ページ
  2. 不動産売却の流れを説明するページ
  3. 不動産を購入するときの諸経費の説明ページ
  4. 住宅ローンの申込に必要な書類リスト

このような情報をその都度お客様への返信メールに記載するのは効率が悪いので、下図のようなテンプレート化しておくと、お客様の反響が期待できる返信メールを送ることも可能です。

*スマホでの閲覧を意識して18文字程度で改行したテンプレートです。

メール利用のワンポイントアドバイス

メールはビジネスツールとして広まりました。

そのため事務的な文章になりがちです。あまり硬すぎる文書は読むお客様が疲れてしまうので、柔らかな表現や見た目に気をつかいたいですね。

漢字がたくさん並ぶのは考えものですが、平仮名ばかりでは意味が伝わりづらいことが、大事な部分をカタカナ表記にするのも効果的です。

メールをパソコンで読むひとと、スマホで読むひとの割合はほぼ同じ。パソコンで読みやすい文章がスマホでは非常に読みにくい場合、またその逆もあります。

1行の文字数や改行の頻度や段落の行数など、PC・スマホどちらでも読みやすくすることは、なかなかむずかしいものです。〇とか●をうまくつかい箇条書きを多用するのも読みやすい文章をつくるコツ。

メールを読み終わったお客様が「ナルホド! 」と、うなずく姿を想い描きながら文章をつくってみると、上手なメール文になっていることがありますよ。

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まとめ

メールはビジネスマンの基本的なツールです。使えこなせてあたり前といわれるものですが、ルールやマナーにはコミュニケーションを円滑にするための、秘訣のようなものが含まれています。

新人のころは気をつけてできていたことが、ベテランになると自己流に変わってしまうこともあります。ときどき思い出してメールのマナーを守るようにしましょう。

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