賃貸仲介業務のなかで業務効率化ができる業務とは？

昨今、不動産業界に限らず多くの業態で、業務効率化が進んでいる。

賃貸不動産業界でも賃貸管理系の業務は、かなりの部分で業務効率化が行われているように感じる。

賃貸管理業務では、入居者からの1次対応は、テレコールセンターで受ける会社が増加している。

これにより、現場社員の負担は大きく減少した。

また、リーシング活動も、ウェブでの物確、内見手配、そして申し込み手続きができるようになり、これもここ数年で大きく変化した。

実際に5年程前に比べると、確実に進化していることは間違いない。

それでは、賃貸管理業ではなく、賃貸仲介業では、このような業務効率化は進んでいるだろうか？

実際、賃貸仲介業もシステム導入やアウトソーシングをしていけば、かなりの部分で業務が効率化できる。

今回は、仲介の各業務で、現在実現可能な業務効率化をまとめてみたい。

掲載業務

物件掲載業務は、現在も多くの賃貸仲介会社で多くの時間を取られてしまう業務のひとつである。

しかし、近年ではこうした掲載業務を解決するツールも多く販売されている。

物件掲載する際に必要な情報の取得を自動化し、すぐにその情報が取り込めるサービスや、それを自動で入力するサービスなどは、大手の仲介会社を中心に徐々に浸透している様子だ。

また、掲載した後の物件確認作業も、RPA機能を使った専用の商材で対応することができる。

実際に、この掲載業務と物件確認業務をこうしたツールを導入したことで、大幅に時間軽減したケースは、最近良く聞く話だ。

さらに以前から存在している各種ポータルサイトに同時に入稿できるコンバーターシステムも相変わらず現在でも広く一般化されている。

そう考えると、物件確認、掲載業務、物件確認まで、ほぼフルスペックでシステム導入すれば、大幅に時間を削減できることは間違いない。

ユーザーとのコミュニケーション

現在は、電話の問い合わせは減少傾向にあり、メールでの問い合わせが一般的になっている。

さらにメールからLINEなどのSNSへ誘導し、チャットでやり取りするような対応も増加している。

このチャット機能も、自動返信機能を駆使すれば、かなり時間が削除できるだろう。

とある不動産会社では、この自動返信機能に大量のテンプレートを作成し、対応できるように準備することにより、大きく業務改善を行った。

また追客に関しても、自動追客機能、マッチング機能を使い、追客の手間を省くことができる。

追客のための物件ピックアップなども、かなり時間を取られてしまう業務のひとつである。

内見

内見に行く前の内見手配業務は、冒頭で述べたリーシング活動を促進させるシステムを使うことで、内見手配の手間を防ぐことができる。

また内見自体も、現在内見業務をアウトソーシングするサービスなどを利用すれば、営業メンバーが内見に同行する必要がない。

はたして、これをどこまで導入するかは、意見が別れるところだが、多くの来店がある不動産会社では、こうしたアウトソーシングサービスを導入してユーザーの取り込みに成功しているケースもある。

契約業務

これもかなり一般的になっているが、オンライン重説により、重要事項説明の時間の効率化が多くの不動産会社で実現できるようになっている。

また、今後は、オンライン重説のみならず、電子契約の浸透で契約締結業務も大幅に軽減される可能性が高いだろう。

実際に、現在も店舗に来店したユーザーの膨大な書類の署名、押印の立ち合いに多くの時間を割かれている。

このあたりは、管理会社が電子契約をどれだけ導入するかによるところだが、近い将来に多くの管理会社が導入することで、仲介会社の契約業務も効率化されるのは、間違いないところだ。

このように、以前と比べて、物件掲載から契約業務まで多くの仲介業務が効率化されている。

では、仲介会社として、どこに時間を割けばよいのだろうか。

専任物件の獲得業務

専任物件や管理物件を獲得することで、物件掲載に対して他社と大きく差別化を図ることができる。

オーナーへのアタックや、管理業務を専任としている管理会社との連携を強化することで、成約率の高い反響を獲得することができる。

この営業施策を考えてみても良いかもしれない

ユーザーとの信頼関係の構築

最近は、「接客力」が強い仲介会社が売上を伸ばしているようだ。

時代と逆行しているように感じるかもしれないが、実際にこうした仲介会社のほうが、様々なツールを導入しているケースが多い。

時間を作ることで、ユーザーとのコミュニケーションを活性化し、信頼関係を構築しているようだ。

以上のように、効率化の先には、本来の仲介の業務を強化することができる。

結局のところ、ユーザーも自分が気に入った物件に住みたいし、信頼できる仲介会社に仲介を任せたい。

システム導入すると、コストもそれなりに発生するが、是非、諸々検討してみてほしい。