電子契約は賃貸ユーザーが積極的に望んでいる

不動産取引に係わる契約を電子契約でも可能にする法律が9月1日に施行されます。
これにより電子契約は一般化するのですが、契約の相手である不動産を購入あるいは借りるといった、エンドユーザーが電子契約を歓迎するのかどうかが不明でした。
7月末に賃貸ユーザーを対象としたアンケート調査の結果が発表され、エンドユーザーも電子契約に前向きであることがわかりました。

この記事では電子契約解禁まで1か月を切った現在、まだ電子契約対応の準備ができていない不動産会社に向けて、すぐにでも着手したい3つの準備を解説します。

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賃貸ユーザーの7割以上は電子契約を希望する

2021年9月1日から本格的に運用される不動産契約の電子化、事業者からの視点で進んできた制度改革ですが、一般消費者はどのように捉えているのか意識調査がおこなわれました。
不動産賃貸ソリューションを提供するイタンジ株式会社は、運営する賃貸プラットフォームのTwitterアカウントフォロワーにアンケート調査をおこない、賃貸入居時の契約方法について「電子契約を選択したい」と回答したユーザーが73%に上ることを発表しました。

参照:PRTimes「賃貸入居の契約時に「電子契約を選択したい」エンドユーザーは73%」(2021年7月29日)

この結果は2020年2月時点での調査結果約57%から大きく増加しており、賃貸ユーザーにも電子契約を積極的に捉えている意識がうかがえます。
別の調査では不動産事業者の電子契約への移行について、積極的に考えているという割合が83%に上っており、電子契約は事業者とユーザーにとって歓迎すべき制度変更と評価されているようです。

電子契約へ移行するスケジュール

不動産の各種契約においての完全電子化は、次のように2段階に分かれて実施されます。

1. 2021年9月1日に「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律」が施行され関係する48の法律の改正が実施される、ただし施行までに準備期間を要するものは除かれる
2. 遅くとも2022年5月19日から上記の準備期間を要する法律の改正が有効となる

上記のように2021年9月1日に電子契約は可能になりますが、宅地建物取引業法の改正については、一定の準備期間が必要な法律に該当しており、2022年5月18日までに施行されます。
IT重説はすでに「宅地建物取引業法の解釈・運用の考え方(宅建業法ガイドライン)」が改正されており可能になっていますので、契約書面の電子交付が遅れることになるのです。
重要事項説明書と37条書面については、完全電子化するまでの期間、電子契約で使用するデジタルデータをプリントアウトし、宅建士が押印したうえで契約当事者に郵送することになります。

9月1日までに準備すべきこと

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ユーザーも電子契約を望んでいることが明らかになり、これまで電子契約については “様子見” だった管理会社や仲介会社があるかもしれません。
ここでは電子契約解禁間近となった現在、まだ準備ができていない事業所でどのような準備をすべきか説明していきます。

デバイスの準備

パソコンのない事業所はないと思いますが、IT重説は最低でも1時間は相手方との会話にデバイスを占用します。
担当者用のパソコンを使用するのか、共用のIT重説用のパソコンを使用するのか方針を決め、必要に応じてデバイスの追加が必要でしょう。
モデムやWi-Fiルーターの確認もしておきたいです。
デバイスの接続台数に余裕があるか、Wi-Fiルーターの設置場所に問題はないかなど、状況によってはこれらの接続機器の交換が必要になるかもしれません。

IT重説のトラブルで多いのがインターネット接続に関するものです。
画面がフリーズするとか音声が聞こえないなどのトラブルは、IT重説の中断を余儀なくされる場合もあり深刻な問題となります。
マイクやイヤホン・ヘッドホンも準備したほうがよいでしょう。
周辺の音が会話の邪魔になるようであれば必須のアイテムです。

Web会議の場合のデバイスの位置も考慮が必要です。
日中であれば外部からの逆光により顔が暗くなってしまいます。
パソコン内蔵カメラの高さも確認したいポイント。
カメラを見下ろす位置にある場合は、相手を見下ろす状態になり非常に印象が悪くなります。

バーチャル背景を使用することもあるかもしれません。
背景画像によっては「重要事項説明」の空間としては違和感のあるものもあります。
TPOを考慮した背景の選択に気を付けたいです。

コミュニケーションツールの決定

IT重説を行うのはWeb会議などのコミュニケーションツールです。
現在利用可能なWeb会議システムには以下のようなツールがあります。

アカウント数や会議時間に制限がありますが無料のものもあり、トライアルにより体験できるツールもあります。
事業所の規模や月間契約件数などにより使いやすいツールを選択します。
有料のツールでも月間契約または年間契約となっておりツールの乗り換えは容易です。
まずは “使ってみる” という姿勢が大切です。

電子署名の方法

電子契約とこれまでの書面契約との大きな違いは、契約当事者本人が契約内容を確認し合意したものである証明の方法の違いです。
書面契約は契約当時者が対面し、あるいは媒介する者が本人確認をおこない、真正な契約であることを契約当事者それぞれが証明します。
電子契約では契約当事者が対面することはありません。
誰かが立ち会い本人であることを確認することもできません。
そのため『契約を当事者本人が行ったことの証明』をする必要があります。

その方法が「電子署名」という方法です。
契約当事者本人が電子署名を施こした電子データに表示された内容は、本人が合意したものとみなすことを「電子署名及び認証業務に関する法律」は第3条で定めており、電子署名された「PDFファイル」や「テキストファイル」は、契約書としての法的根拠を与えられるのです。
つまり重要事項説明書や契約書の内容を表示した「PDFファイル」を作成し、このファイルに契約当事者が電子署名を施すことにより、真正な契約内容を表示したデータとして認められます。

電子契約の準備として不動産会社がおこなうのは、電子署名を施す方法を決定することです。
電子署名には2とおりの方法があります。

1. 当事者型
2. 事業者型(立会い型)

当事者型は署名者本人の電子証明書を使う方法で、第三者機関が審査をおこない電子証明書を発行します。
本人確認を必ずおこなうのでより安全で確実な方法です。
事業者型はクラウドサービスでおこなわれますが、導入がしやすく費用が無料のタイプもあり一般的になっています。

主な電子署名サービスには以下のようなサイトがあります。

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まとめ

電子契約に移行する準備はそれほどむずかしいことはありません。

1. デバイスの確認
2. コミュニケーションツールの選択
3. 電子署名方法の選択

IT重説は可能になっているので、まずIT重説を実施し慣れるのが重要です。
2022年5月18日までには契約書面類の電子交付が可能になるので、電子署名を施した電子ファイルの送受信を試験的にやっておくと、いざ本番になったときも慌てることなく対応できるはずです。

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