信頼性を高めるオーナーへの報告方法とは？

提供させて頂いているご支援の内容で、仲介力を使った管理物件獲得支援の要望を多くいただく。

やはり定期的な管理収入を確保することは、不動産会社にとってメリットが大きいのだろう。

しかし、こうした管理物件の獲得と共に、オーナーに対しての「管理解約の防止施策」の相談も多くいただくようになった。

実際に、とある管理会社ではオーナーとの長期的に良好な関係を築き、安定的に収益を確保している。

いっぽうで管理獲得はできたとしても解約が続いてしまい、なかなか管理物件が増加しない管理会社もある。

オーナーの資産運用の面で管理委託契約の解約は致し方ないところもあるが、どうやらそれだけではない原因があるようだ。

では、管理委託契約を長期的に継続できる不動産会社とそうではない会社の違いはなんだろうか？

複数のこうした事例を改めて検証していくと、オーナーとのコミュニケーションの取り方に差があるように感じる。

長期的な関係を構築できている管理会社は、しっかりと「オーナーが欲しい情報」を定期的に提供できている。

しかし、短期的な解約が多い管理会社は「オーナーが欲しくない(耳の痛い)情報」を不定期に届けている。

意外に単純なことのように感じるかもしれないが、実際、こうした些細なことで大きな差が生まれてしまうのも事実だ。

今回は、オーナーとのコミニュケーションが上手い管理会社が実施している報告方法の事例をいくつか紹介してみたい。

今や、さまざまなオーナーアプリがあり、これから紹介する項目商品に盛り込まれているサービスもある。

こうしたサービスを使っても良いだろうし、また自社内でこうした報告体制を構築しても良いだろう。

リーシング状況の細かい報告

とある管理会社では空室になった際にその報告を電話一本で伝えて、その後のリーシング状況の報告が成約になるまで全くないケースがある。

実際にこうした対応の管理会社が大半を占めているような気がする。

しかし、とある管理会社ではリーシング状況をかなり細かくオーナーに報告している。

空室になった段階で競合物件の募集状況を一覧化し、そして適正な募集賃料を提案する。

そしていざ募集開始となった場合は、各ポータルサイトのPV数、問い合わせ数、他社からの空室確認数、内覧実施数などを、細かく報告している。

報告体制としては、月次のオーナーレポートに盛り込んでいるケースが多いようだ。

実際にオーナーからすると、自分の物件の空室のリーシング状況の現状がわからないのはなかなかのストレスである。

はたして自分の物件に引き合いがあるのかないのか、また引き合いがあっても申し込みがない場合その原因は何なのか、こうした内容を知りたい筈である。

しかし、こうした報告が全くなく、しばらく経ってから賃料値下げの交渉の連絡を受けるとどうしても不信感が募ってしまう。

逆に細かく定期的にリーシング報告をすると、賃料条件の見直しなどにも納得感がでてくる。

賃貸不動産は部屋が埋まることで稼働が始まり初めて収益が発生する。

オーナーとしても当然ながら満室稼働がベストな状態だ。

リーシング状況は、不動産会社が思っている以上にオーナーが気になる項目である。

是非、細かい状況報告を行ってみてほしい。

市況感、トレンド、法改正の定期的なレポート

オーナーによっては積極的に不動産の市況やトレンド、そして法改正などを勉強するオーナーもいれば、受動的に情報を受け取るオーナーもいる。

また、全くこうしたことに興味を持たないオーナーもいる。

全てのオーナーが積極的に情報収集を行っていれば問題はないが、実際はこうした勤勉なオーナーはさほど多くはない印象だ。

大半のオーナーが、たまたまネットニュースなどで不動産市況を目にしたりなど「受動的に情報を受け取る」オーナーのように感じる。

こうしたオーナーに対して、月次レポートと同時に市況や不動産トレンドのニュースなどを配布、もしくは配信する。

これはかなり効果的だ。

潜在的に知りたかった不動産トレンドをキャッチできるし、法改正などの情報を仕入れることができる。

毎月、月次報告に添付されるこうしたニュースを楽しみにしているオーナーも多い。

ニュースレターを社内で作成するのが面倒な場合は、こうしたニュースをアウトソースしている会社もあるので是非利用してほしい。

巡回管理の見える化

物件の巡回に対して、しっかりと写真を添付して報告する。

これは、最近のオーナーアプリでも実装しているサービスだ。

実際に月次報告で「問題なし」という記載だけだと、本当に巡回しているのかどうかがオーナーは気になってしまう。

今後、巡回管理の写真報告や動画報告は、管理業務としてほぼ必須になってくるだろう。

是非、こうした取り組みも積極的に取り込んでほしい。

また同時に、修理案件なども積極的に「見える化」するようにしておいたほうが良いだろう。

プラスアルファの情報提供

とある管理会社では、士業の先生を招いてのセミナーを行っていた。

また、とある管理会社では、ポータルサイトの担当の方を招いて市況レポートの研修を行っていた。

定期的な情報提供のみならず、こうしたイベント的なものを開催していくことも良いだろう。

いきなり大がかりに実施するのではなく、まずはスモールスタートからでも試してみても良いかもしれない。

今後も管理物件の取得の競争は、不動産会社間で激しくなっていくだろう。

しかし、攻撃と同じように守備もしっかりとしなければならない。

改めて既存のオーナーに対しての情報提供方法を見直してみてほしい。