宅建業者の「従業者名簿」作成ルールと保存期間！退職者の扱いや電子保存についても解説

不動産会社で働く皆様、店舗に「従業者名簿」は正しく備え付けられていますか？

宅建業法（つまり、不動産取引を公正にし、購入者等の利益の保護と流通の円滑化を図るための法律のこと）では、事務所ごとに業務に関わるすべての人を記録した名簿を作成し、管理することが義務付けられています。

しかし、「誰を記載すればいいの？」「データで保存しても大丈夫？」など、実務において迷うことも多いはずです。

この記事では、従業者名簿の作成ルールや閲覧義務、そして電子保存の要件について、知識がない初心者にもわかりやすく噛み砕いて解説します！

結論！事務所ごとに「従業者名簿」を備え付ける義務がある

結論から言うと、宅建業者は、その事務所ごとに「従業者名簿」を備え置き、従業者の氏名や証明書の番号などを記載しなければなりません。

これは、学校の教室に必ず置かれている「クラス名簿」のようなものです。

誰がその事務所に在籍し、どんな役割を持っているのかを公式に記録しておくための重要な帳簿です。

• 宅地建物取引業者（つまり、免許を受けて不動産取引をビジネスとして行っている会社のこと）は、事務所ごとに従業者名簿を備えなければならない。
• 従業者証明書を発行したすべての者を名簿に記載する義務がある。

誰を記載する？従業者の範囲と記載事項

名簿には、単に氏名を羅列するだけでなく、役職や部署なども細かく記載する必要があります。

旧姓使用のルールについて

結婚などで名字が変わった場合、希望すれば従業者名簿に「旧姓」を併記することが認められています。

• 旧姓使用を希望する者は、従業者名簿に旧姓を併記してよい。
• ただし、気分や相手によって現姓と旧姓を適当に使い分けるようなことは、業務の混乱を招くため慎まなければならない。

【メリット・デメリット】

このルールがあることで、会社は「誰が何の仕事をしているか」を正確に把握でき、社内管理が徹底されるメリット（得）があります。

一方で、人の入れ替わりや部署異動があるたびに、名簿を正確に更新し続けなければならないという事務的なデメリット（負担）がかかります。

注意！取引関係者から求められたら「閲覧」させる義務がある

従業者名簿はお客様などの取引関係者から「見せてください」と請求されたら、必ず見せなければなりません。

これは、レストランの入り口に「調理責任者」の名前を掲示しておき、お客様が確認できるようにしているのと同じような仕組みです。

お客様に安心を提供する義務があります。

• 宅建業者は、取引の関係者から請求があつたときは、従業者名簿をその者の閲覧に供しなければならない。

【メリット・デメリット】

閲覧義務があることで、お客様は「自分を担当している人が本当にこの会社の正規のスタッフなのか」をいつでも確認でき、悪質な詐欺などを防げるという絶大なメリットがあります。

反面、業者にとっては、常に名簿を最新で綺麗な状態に保っておかなければならないというプレッシャー（デメリット）があります。

名簿の保存期間と退職者の扱いについて（※外部情報を含みます）

従業者が退職した場合名簿に退職年月日を記載し、名簿自体は最終の記載をした日から一定期間（一般的には10年間）保存する必要があります。

（※この「保存期間」や「退職者の具体的な扱い」に関する情報については、今回アップロードされたソース資料には直接の記載がありません。実務においては、宅建業法施行規則などの関連法令を独立して確認していただくことをお勧めします。）

• 退職した従業者の記録もすぐに消さず、退職年月日などを記載して残しておく必要がある。
• 名簿は最終の記載から10年間保存することが法令（施行規則）で求められている。

【メリット・デメリット】

退職者の記録を長期間残すことで、数年後に過去の取引でトラブルが起きた際にも「当時の担当者が誰だったか」を正確に追跡できるメリットがあります。

デメリットとしては、膨大な過去のデータや紙のファイルを安全に保管し続けるスペースや管理コストがかかる点です。

便利な電子保存！データ管理も条件付きでOK

従業者名簿は紙のノートで作らなくても、パソコンのファイルやデータとして電子保存することが認められています。

これは、お店の顧客リストを紙の台帳からエクセルなどのデータ管理に移行するのと同じです。

条件さえ満たせば、ペーパーレスで効率的に管理できます。

• 法定の記載事項がパソコンなどのファイルや電磁的記録媒体（つまり、CD-ROMやクラウドデータなどのこと）に記録されていること。
• 必要に応じて、プリンター等で明確に紙面に印刷して表示できる状態であること。
• 取引関係者から閲覧の請求があった場合は、そのデータを紙に印刷して見せるか、パソコンの画面（ディスプレイ）に表示して見せること。

【メリット・デメリット】

電子保存が認められることで、紙の保管スペースを節約でき、データの検索や更新が圧倒的に楽になるという大きなメリット（得）があります。

ただし、パソコンが壊れたりデータが消えたりしないよう、バックアップをしっかり取るなどのセキュリティ対策が必要になるデメリット（注意点）があります。

まとめ

結論として、宅建業者は事務所ごとに「従業者名簿」を備え付け、証明書を発行したすべての従業者について氏名や役職、部署名などの詳細を記録する義務があります。

名簿には旧姓の併記も認められています。この名簿はお客様から求められればいつでも閲覧させなければならず、パソコンなどのデータを用いた電子保存も条件付きで可能です。

また、ソース外の情報となりますが、退職者の記録を残し、長期間保存することも実務上求められます。

コンプライアンス（つまり、法令や社会的ルールを守ること）を徹底するため、日々の名簿管理と更新を忘れずに行いましょう。

あわせて読みたい

よくわかる宅建業法

宅建業法の「37条書面（契約書）」と「35条書面（重要事項説明書）」の違いとは？

不動産営業において、契約手続きのメインイベントとなるのが書類の作成と交付です。 しかし、実務を始めたばかりの方の中には、

よくわかる宅建業法

宅建業法第35条「重要事項説明（重説）」とは？必須の記載事項をわかりやすく解説

不動産営業において、お客様が物件を買う、あるいは借りる意思を固めたらいよいよ契約手続きに進みます。その際、契約書にサイン

開業準備・基礎知識

宅建業の標識設置ルール｜位置・サイズ・記載内容の完全ガイド

不動産会社を開業して宅地建物取引業免許を取得したら、必ず対応しなければならないのが「宅建業者票（標識）」の設置です。この